Vous souhaitez collaborer avec une assistante mais ne savez pas quel modèle choisir ? Entre l'accueillir dans ses bureaux ou lui confier ses tâches à distance, le choix du mode de fonctionnement se fera en fonction de votre organisation. Sur site ou à distance, les deux présentent avantages et contraintes.
Assistante en télétravail, la solution adaptée pour tous ?
Le télétravail se développe de plus en plus et les assistantes qui vous proposent cette option sont chaque jour un peu plus nombreuses. Comme pour la l'assistante indépendante sur site, elle ne pourra intervenir que pour un nombre d’heures limitées et fixées à l’avance.
Du côté des avantages :
vous n’avez pas besoin de disposer d’un espace pour elle ;
les protocoles informatiques actuels permettent de tout dématérialiser et l’ensemble des tâches attendues d’une assistante peuvent être effectuées à distance ;
vous ne réglez qu’en fonction des prestations réalisées ;
vous pouvez choisir votre assistante externalisée sur l’ensemble du territoire français ;
la disponibilité, en termes de plage horaire, peut être plus étendue.
En ce qui concerne les quelques inconvénients :
si vous utilisez un logiciel qui vous est propre, vous devrez être en mesure d’en fournir une copie à votre assistante en télétravail ;
l’archivage ou le tri du courrier resteront à votre charge.
Votre choix peut aussi simplement se baser sur vos préférences en termes de relation humaine ou d’organisation du travail. Si vous êtes souvent en déplacement, vous n’avez peut-être pas besoin de personnel supplémentaire à demeure, par exemple.
Assistante freelance sur site, présente quand vous en avez besoin
Vous avez besoin d’une assistante dans vos locaux, mais uniquement ponctuellement. Que ce soit pour répondre à des appels, ou pour classer des dossiers, vous n’avez pas la nécessité d’employer une assistante à temps complet. C’est exactement dans ce genre de situations que vous pouvez faire appel à une assistante indépendante.
Son déplacement sur site présente certains avantages :
vos dossiers et vos documents restent toujours dans vos bureaux, ce qui facilite leur rangement et leur archivage ;
vous pouvez faire varier les tâches demandées en fonction de vos nécessités précises lors de sa présence.
Il faut néanmoins penser à diverses contraintes techniques :
l'assistante freelance aura besoin d’un espace où s’installer, même pour quelques heures, et même s’il s’agit juste d’une table avec un branchement électrique ;
dans certains cas, vous devrez lui fournir le matériel informatique (ordinateur, imprimante…) nécessaire pour l’accomplissement de ses tâches ;
il faudra tenir un planning précis de ses heures de présence (en nombre limité, pour ne pas risquer que votre collaboration soit redéfinie en salariat déguisé) ;
vous ne pourrez travailler qu’avec une professionnelle installée dans votre bassin géographique.